I tidigare inlägg publicerade vi en guide för att uppfylla kraven i den nya dataskyddsförordningen ("GDPR"). Denna finns nu även tillgänglig att läsa och ladda ner på Dental24.
Vi fick därefter många frågor kring remisshantering i enlighet med GDPR. Här samlas tankar och tips till dig!
Pengarna är säkrast på banken!
Låt oss göra en liknelse mellan pengar och patientdata. Det kanske låter konstigt till en början. Men jag vill hävda att det faktiskt finns det många likheter vad gäller risker och hantering.
Brukar du skicka pengar via snigelpost? Nej, självklart inte! Men hur kommer det sig att många ändå väljer att skicka remisser via snigelpost?
Samma anledning till att inte skicka pengar via posten gäller ju för remisser. Hamnar brevet på villovägar riskeras pengarna att förloras. Vad gäller remisser riskerar patientdata att läcka.
Ett säkrare alternativ är förstås att skicka informationen digitalt. Problemet med det är att de vårdlösningar som uppfyller säkerhetskraven är kostsamma. Det kan krävas krypterad e-post, VPN-tunnlar, eller annan teknik.
Men även om det är digitalt så medför själva skickandet en säkerhetsrisk. Det bästa vore om information aldrig skickades överhuvudtaget. Dvs. "pengarna" ligger kvar hos "banken" samtidigt som de delas med mottagaren.
Vi rekommenderar slutligen att undvika att skicka remissen. Istället kan en krypterad, CE-märkt molntjänst användas. Istället för att skickas mellan två punkter, så kopieras remissen inom den serverns "väggar". Behandlaren får komma till remissen istället.
För dig som väljer att skicka remiss via molntjänsten: OBS! Säkerställ att du har ett uttömmande personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Du är i detta fall personuppgiftsansvarig och leverantören personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsansvarig är alltid ytterst ansvarig för hur personuppgifter behandlas.
För dig som väljer att skicka via snigelpost: Du måste på något sätt följa krav på pseudonymisering och kryptering. Här har jag inga rekommendationer att ge. Dock har jag hört talas om program som kan kryptera information till t.ex. en CD-skiva.
Med anledning av detta ställde vi oss själva frågan: "Kan vi hålla patientinformationen i journalsystemet och samtidigt dela den mellan behandlare?"
Resultatet blev att vi för drygt en månad sedan lanserade "E-remiss" i journalsystemet Muntra. Tjänsten är helt kostnadsfri att använda och är betydligt säkrare än dagens lösningar.
Vad är skillnaden mellan vår tjänst och andra? Jo, "pengarna" lämnar aldrig "banken"!
E-remiss fungerar på så vis att informationen aldrig skickas över öppet nät. Istället kopieras informationen inom journalsystemets molnbaserade databaser. På så vis "lämnar inte pengarna banken", de behålls inom systemet!
En person som vill skicka en e-remiss loggar normalt in på journalsystemet Muntra med mobilt BankId. I och med att Muntra är molnbaserat kan således även mottagaren av remissen logga in lika enkelt!
Nedan beskrivs hur du kan komma igång med elektronisk remisshantering idag. Din tandklinik kan på så vis spara både tid och pengar samtidigt som ni värnar om era patienters personliga integritet (i enlighet med GDPR).
Kom igång med Muntra e-remiss:
1. Skapa ett gratiskonto. Du skickar din ansökan via länken nedan. Inom kort skickar vi en bekräftelse via e-post. Här finner du länkar och ytterligare information.
Klicka här för att skapa gratiskonto: https://www.prodentor.se/skapa-gratiskonto
2. Logga in i journalsystemet Muntra.
När du skapat ett gratiskonto få du full tillgång till systemet. Därefter loggar du in genom att gå till hemsidan: https://journal.prodentor.se/, ange ditt personnummer och verifiera din identitet med mobilt BankId.
3. Lägg till en patient i systemet.
Klicka på "patient" i den övre menyraden och välj sedan "patientkort". När du anger patientens personnummer hämtas folkbokföringsuppgifter automatiskt.
4. Hantera och se remisser.
Klicka på "E-remiss" i den övre menyraden. Du möts först av en överblick på alla dina skickade remisser. Här kan du se status för remissen, t.ex. om den är mottagen eller ej.
5. Skapa en ny remiss.
Under fliken "E-remiss" finns den en knapp längst upp i det högra hörnet ("Skapa ny remiss").
5. Signera och skicka remissen.
Först när du har signerat remissen så skickas den. Har du inte signerat remissen sparas den istället som ett utkast. En skickad remiss får status "Skickad - ännu ej bekräftad" i överblicken av alla dina skickade remisser. När mottagaren har öppnat remissen kommer status att ändras till "Mottagen - ännu ej besvarad".
Klart!
FAQ:
Hur får mottagaren tillgång till e-remissen?
När du skickat remissen kommer användaren få tillgång till systemet. På samma sätt som du loggade in kommer även mottagaren att verifiera sin identitet genom att ange personnummer och signera med mobilt BankId. Därefter besöker de sidan "E-remiss" där remissen är synlig. Här kan mottagaren ladda ned filer som bifogats och tillgå all information.